Setor de Transportes e Diárias

PRESTAÇÃO DE CONTAS DE DIÁRIAS

Conforme rege a Instrução Normativa 07/2021-PROAD a prestação de contas de diárias recebidas é uma tarefa de responsabilidade exclusiva do servidor beneficiado pelo pagamento, e deve ser apresentada em até 5 (cinco) dias úteis após o retorno​ da viagem.

Neste sentido, o Documento Digital de Prestação de Contas, a ser criado no SGPe  e encaminhado ao setor UDESC/CERES/CHTD para análise e baixa, necessitará conter as seguintes peças:

- RELATÓRIO DE VIAGEM:

• Deve ser preenchido pelo servidor no Sistema de Viagens descrevendo as atividades realizadas na viagem e salvo em PDF para inclusão como peça ao Documento Digital de Prestação de Contas.

- COMPROVANTES DE DESLOCAMENTO:

• Cópia digital da Ordem de Tráfego e Autorização para Uso de Veículo em caso de viagem com veículo oficial. (Será incluído pelo Setor de Transportes)
• Cópia digital do Bilhete de Passagem se o meio de transporte utilizado for coletivo, exceto o aéreo.
• Cópia digital do Comprovante de Embarque em se tratando de transporte aéreo.
• Nota fiscal de serviço e relatório de passageiros onde conste o nome do beneficiário da diária em viagens com veículo de empresa contratada pela UDESC. (Será incluído pela Setor de Transportes.

- COMPROVANTES DE ESTADIA OU DO CUMPRIMENTO DO OBJETIVO DA VIAGEM:

• Cópia digital da ata de presença em reunião, lista de frequência, certificado de participação, declaração de participação, etc. (quando houver); ou
• Cópia digital da nota fiscal de hospedagem. (Nominal e informando o período de estadia); ou
• Cópia digital da nota fiscal de consumo ou alimentação. (Emitidos na cidade de destino, nominal ao servidor, sem rasuras).

COMO FAZER A PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGENS COM DIÁRIAS PAGAS PELO CERES:

• Após o recebimento das diárias e a realização da viagem, o servidor deverá acessar o Sistema de Viagens através deste link e clicar em “Relatório de Viagem”;
• Selecionar a viagem que será prestada contas e clicar no ícone ao lado da lupa;
• Preencher o Relatório de viagem com as informações solicitadas e salvar em PDF;
• Entrar no sistema SGP-e e criar um DOCUMENTO DIGITAL com as seguintes informações:
  • ASSUNTO: 91 – Prestação de contas;
  • SETOR DE COMPETÊNCIA: UDESC/CERES/CHTD;
  • INTERESSADO: Nome do servidor que está realizando a prestação de contas;
  • DETALHAMENTO DO ASSUNTO: Prestação de Contas referente viagem realizada em xx/xx/xx para cidade xxxxxxx.
• Concluir o cadastro do documento e inserir as peças na seguinte ordem:
  • Relatório de Viagem (arquivo salvo em PDF);
  • Comprovante de deslocamento;
  • Comprovante de estada no local;
• ​Assinar digitalmente (assinatura digital SGP-e) o Relatório de Viagem;
• Assinar digitalmente (assinatura digital SGP-e) e conferir (cópia autenticada administrativamente) as peças dos comprovantes de deslocamento e de estada no local;
• Encaminhar o documento digital para UDESC/CERES/CHTD;
• Todos os documentos comprobatórios inseridos no sistema que tiverem sua origem em papel, deverão ter suas peças conferidas e assinadas no SGP-e pelo servidor beneficiário sendo a guarda de responsabilidade do mesmo, que deverá manter arquivo dentro do órgão pelo período de 5 (cinco) anos​;