Transportes

PRESTAÇÃO DE CONTAS DE DIÁRIAS

Conforme rege a Instrução Normativa 07/2021-PROAD, a prestação de contas de diárias recebidas é uma tarefa de responsabilidade exclusiva do servidor beneficiado pelo pagamento, e deve ser apresentada em até 5 (cinco) dias úteis após o retorno​ da viagem.

Neste sentido, o Documento Digital de Prestação de Contas, a ser criado no SGPe  e encaminhado ao setor UDESC/CESFI/SETRAN para análise e baixa, necessitará conter as seguintes peças:

- RELATÓRIO DE VIAGEM:

• Deve ser preenchido pelo servidor no Sistema de Viagens (fora da UDESC é necessário o acesso pela VPN) descrevendo as atividades realizadas na viagem e salvo em PDF para inclusão como peça ao Documento Digital de Prestação de Contas.

- COMPROVANTES DE DESLOCAMENTO:

• Cópia digital da Ordem de Tráfego e Autorização para Uso de Veículo em caso de viagem com veículo oficial. (Será incluído pela Chefia de Transportes)
• Cópia digital do Bilhete de Passagem se o meio de transporte utilizado for coletivo, exceto o aéreo.
• Cópia digital do Comprovante de Embarque em se tratando de transporte aéreo.
• Nota fiscal de serviço e relatório de passageiros onde conste o nome do beneficiário da diária em viagens com veículo de empresa contratada pela UDESC. (Será incluído pelo responsável do setor de transportes)
  • IMPORTANTE: para fins de recebimento de diárias não é permitido deslocamento com veículo particular.

- COMPROVANTES DE ESTADIA OU DO CUMPRIMENTO DO OBJETIVO DA VIAGEM:

• Cópia digital da ata de presença em reunião, lista de frequência, certificado de participação, declaração de participação, etc. (quando houver); ou
• Cópia digital da nota fiscal de hospedagem. (Nominal e informando o período de estadia); ou
• Cópia digital da nota fiscal de consumo ou alimentação. (Emitidos na cidade de destino, nominal ao servidor, sem rasuras).

ORIENTAÇÕES PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGENS COM DIÁRIAS PAGAS PELO CESFI (passo a passo):

• Após o recebimento das diárias e a realização da viagem, o servidor deverá acessar o Sistema de Viagens através deste link (fora da UDESC é necessário o acesso pela VPN) e clicar em “Relatório de Viagem”;
• Selecionar a viagem que será prestada contas e clicar no ícone ao lado da lupa;
• Preencher o Relatório de viagem com as informações solicitadas e salvar em PDF;
• Entrar no sistema SGP-e e criar um DOCUMENTO DIGITAL com as seguintes informações:
  • ASSUNTO: 1275 – Prestação de contas;
  • CLASSE: 30 – Processo sobre Prestação de Contas;
  • INTERESSADO: Nome do servidor que está realizando a prestação de contas;
  • DETALHAMENTO DO ASSUNTO: Prestação de Contas referente viagem realizada em xx/xx/xx para cidade xxxxxxx.
• Concluir o cadastro do documento e inserir as peças na seguinte ordem:
  • Relatório de Viagem (arquivo salvo em PDF);
  • Comprovante de deslocamento;
  • Comprovante de estada no local;
• ​Assinar digitalmente (assinatura digital SGP-e) o Relatório de Viagem;
• Assinar digitalmente (assinatura digital SGP-e) e conferir (cópia autenticada administrativamente) as peças dos comprovantes de deslocamento e de estada no local;
• Encaminhar o documento digital para UDESC/CESFI/SETRAN.

• Todos os documentos comprobatórios inseridos no sistema que tiverem sua origem em papel, deverão ter suas peças conferidas e assinadas no SGP-e pelo servidor beneficiário sendo a guarda de responsabilidade do mesmo, que deverá manter arquivo dentro do órgão pelo período de 5 (cinco) anos​;
• Não é necessário encaminhar nenhum documento físico para o Setor de Transportes do CESFI.