Notícia

Professores e técnicos da Reitoria e dos centros de ensino da Universidade do Estado de Santa Catarina (Udesc) participam desde o início do ano de uma série de ações com a finalidade de aderir ao projeto Governo Sem Papel. O objetivo é eliminar o uso do papel nos processos administrativos e aumentar a eficiência no serviço prestado pelos órgãos do Executivo, por meio do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e).

Na Udesc, o trabalho é coordenado por equipes das pró-reitorias de Planejamento (Proplan) e Administração (Proad), com participação de representantes dos centros de ensino.

As atividades incluem reuniões e oficinas para capacitação com professores e técnicos de todas as unidades. No dia 18 de fevereiro foi realizado um treinamento inicial com representante de todos os centros de ensino e da Reitoria para formar multiplicadores.

Cronograma de implantação

A partir de março será facultativo para todos os centros de ensino e obrigatório para a Reitoria a criação dos seguintes documentos/processos, exclusivamente, em formato digital, pelo SGP-e:

- Comunicação Interna
- Ofícios
- Processos de Compras (IL, DL, OS, AF, Licitação e não aplicável)
- Editais Internos
- Instruções Normativas
- Convênios
- Progressão Docente
- Progressão de Técnicos
- Afastamentos
- Relatório de afastamentos
- Remoção
- Autorização e solicitação de hora extra

Já a partir de abril torna-se obrigatória para toda a Udesc a utilização do meio digital. Todos os servidores da universidade devem fazer cadastro no sistema para realizar a abertura e tramitação de processos digitais. 

Benefícios

Entre os principais ganhos com a mudança estão a economia de papel e de tempo de trabalho dos servidores, além da maior agilidade e transparência na tramitação de processos. "Teremos uma maior rapidez nessas atividades, além de encurtamos a distância entre os centros de ensino e demais unidades", esclarece o pró-reitor Matheus Azevedo Fidélis, 

Somente na parte de redução de despesas, o governo estima uma economia anual de R$ 29 milhões com a medida em todos os órgãos estaduais, considerando apenas gastos com material de expediente e com transporte e digitalização de documentos. 

Processos 100% digitais

Para a coordenadora do Setor de Documentação e Normas da Udesc, Taise Pereira Moraes Neckel, o maior desafio para implantação do projeto é fazer uma mudança cultural, de pensar os processos como totalmente digitais. 

Segundo Neckel, um fator que favorece a universidade na mudança é que a instituição já vinha trabalhando, desde o ano passado, para realizar toda sua tramitação de processos por meio digital – iniciativa reforçada pelo projeto Governo Sem Papel. "Com as adaptações que o Governo Estadual realizou no SGP-e foi possível, inclusive, responder mais três demandas do Simplifica Udesc: os processos de Inexigibilidade de Licitação e de Dispensa de Licitação, os processos de Progressão docente e os processos de Progressão e de Promoção de técnicos serem digitais", explica.

Conteúdos online

Além das capacitações da Udesc, o Governo do Estado promove toda sexta-feira, das 13h30 às 18h30, um treinamento online para esclarecer dúvidas. Após as sessões, os vídeos permanecem disponíveis para consulta no canal do Youtube.

Outra fonte de informação sobre o projeto é a Central de Ajuda do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e), que tem conteúdos específicos sobre o tema, como vídeos explicativos sobre como ocorrerá a mudança, como trabalhar com processos digitais e os passos para conversão dos processos físicos.

Mais informações  

Mais informações sobre a adesão da Udesc ao projeto Governo Sem Papel podem ser obtidas pelo e-mail taise.moraes@udesc.br.

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