Mapeamento de Processos

MAPEAMENTO E MODELAGEM DOS PROCESSOS DA FAED

Introdução

A necessidade de implantar na FAED o Mapeamento de Processos havia sido observada no Planejamento Estratégico do Centro, realizado em 2017 para o quadriênio 2017-2021, mas, em virtude da pandemia mundial de covid-19, não foi possível implantá-lo naquela gestão.

Já na atual gestão do Centro, com o desenvolvimento de um novo Planejamento Estratégico para o quadriênio 2021-2025, um dos Fatores Chaves de Sucesso apontados foi justamente a necessidade de Integração entre Pessoas, Processos e Tecnologias. E para enfrentar este desafio, um dos objetivos propostos foi o de realizar o Mapeamento e Modelagem dos Processos da FAED.

Assim, no mês de abril de 2022, após um processo de escolha criterioso, foi contratada uma  consultoria para dar início aos trabalhos de implantação do Mapeamento dos Processos no Centro. O objetivo inicial foi realizar o mapeamento de ao menos dois setores do Centro, a fim de servirem como projetos pilotos para a continuidade nos demais setores do Centro.  

Dessa maneira foram escolhidas, em reuniões e por votação dos/as servidores/as do Centro, duas áreas como prioritárias: A Coordenação de Compras, Licitações e Contratos; e a Coordenação de Serviços Gerais. Os critérios usados pelos servidores para essa escolha foram os de que ambas as coordenações demandam processos numerosos e, às vezes, complexos.  

Dada a importância do Mapeamento e Modelagem de Processos para o desenvolvimento do Centro, constatou-se que a melhor maneira de estruturá-lo seria a criação de uma Coordenação vinculada ao Núcleo de Gestão Estratégica, para dar suporte às atividades em curso e dar continuidade às atividades dos demais setores.

A Coordenação também foi pensada para consolidar uma nova cultura organizacional a partir da implementação gradativa nos demais setores do Centro e ao mesmo tempo preparando-o para o futuro, com fluxos e resultados mais dinâmicos e comunicativos com a comunidade acadêmica.

Com ela poderemos monitorar os resultados por meio de indicadores, tornando os processos possíveis de melhorias e/ou correções, no sentido da busca incansável pela melhoria contínua da gestão do Centro.

Trata-se de um trabalho gradual, uma vez que os/as servidores/as continuam atendendo as demandas inerentes aos seus setores, ao mesmo tempo que se dedicam às reuniões para formação e orientações específicas quanto ao mapeamento de seus respectivos processos.