Notícia

A Universidade do Estado de Santa Catarina (Udesc) lançou o Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo da instituição, com orientações e diretrizes para a realização de eventos em toda a organização. Acesse a publicação no site udesc.br/guiadeeventos.

Liderada pela Coordenadoria de Eventos (Ceven), da Pró-Reitoria de Extensão, Cultura e Comunidade (Proex), em parceria com a Secretaria de Comunicação (Secom), a elaboração do documento mobilizou uma equipe com cerca de 30 servidores de todos os campi. 

Iniciado em novembro do ano passado, o trabalho foi assessorado pelos consultores externos Felipe Cintra e Nadia Garlet, servidores do Instituto Federal de Santa Catarina (Ifsc), que têm larga experiência na área. No início deste ano, a minuta do documento foi apresentada à comunidade acadêmica para contribuições, críticas e sugestões.

Calendário institucional

Um dos resultados do guia é a criação do Calendário Institucional de Eventos da Udesc, um espaço para acompanhamento em tempo real de eventos realizados em todas as unidades. Desenvolvido pela Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (Setic), o sistema está em fase de implantação e é disponibilizado nos sites oficiais da Udesc e dos centros de ensino.

Prevista na Política de Comunicação da Udesc, a criação do guia se insere no Conexão Udesc, que desenvolve formas que facilitem a interatividade da comunidade interna e da universidade junto à sociedade. O projeto integra o Plano de Gestão 2016-2020, liderado pelo reitor, Marcus Tomasi, e pelo vice-reitor, Leandro Zvirtes.

Sobre a publicação

Com mais de 60 páginas, o Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo da Udesc traz informações sobre a classificação (abrangência, público, porte e tipo) e a correta nomenclatura dos eventos, além o planejamento dessas atividades, que inclui várias etapas como contratação de serviços, divulgação, emissão de convites, gerenciamento operacional, entre outras.

O documento também reserva espaço para orientação acerca da realização de formaturas e colações de grau na universidade (cerimonial e protocolo), que abrangem assuntos como precedência de autoridades, montagem da mesa de honra, distribuição de bandeiras, execução de hinos, etc.

No site do guia, é possível acessar roteiros-base para o cerimonial de vários eventos (aulas magnas, abertura de eventos científicos, entrega de certificados, colação de grau em sessão solene e em gabinete, concessão de título Honoris Causa e posse de diretor-geral) e tabela de pronomes de tratamento, entre outras informações.

Eventos como estratégia de comunicação

O consultor Felipe destaca que a realização de eventos "permite o fortalecimento da imagem institucional, ao divulgar as atividades de ensino, pesquisa e extensão que a Udesc entrega para os catarinenses. É uma lógica de disseminação do conhecimento e de interação com a sociedade, que requer profissionalização em todas as suas etapas, em alinhamento com a estratégia de comunicação da universidade", afirma.

"Nosso trabalho como consultores foi tentar aproximar ao máximo o guia da realidade da organização de eventos na Udesc, considerando especialmente suas tradições, porém enfatizando a necessidade de unificar a forma como a instituição faz eventos. Com isso, a publicação busca apresentar formas para que a Udesc possa planejar, organizar e promover eventos de forma que sejam, de fato, ferramentas de comunicação estratégica", conclui Nadia. 

Mais informações podem ser obtidas no site e pelo e-mail ceven.reitoria@udesc.br.

Assessoria de Comunicação da Udesc
E-mail: comunicacao@udesc.br
Telefones: (48) 3664-7935/8010