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A data de 1º de dezembro marcou um ano do início da implantação do Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (Sigaa), nova plataforma utilizada pela Universidade do Estado de Santa Catarina (Udesc) para agregar dados do ensino, pesquisa, extensão e administração.

A ferramenta desenvolvida pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) e usada por mais de 50 instituições de ensino do país foi escolhida pela Udesc por possibilitar a integração dos dados da universidade, antes armazenados em mais de uma plataforma.

“O antigo sistema de gestão não era adequado para o tamanho da universidade, sendo seu principal problema o fato de não ser integrado. Foi preciso contratar um sistema que atendesse a essa questão da integração, em que os setores da universidade, o ensino, a pesquisa, a extensão e a administração, pudessem dialogar”, explica o reitor da Udesc, José Fernando Fragalli.

A mudança também buscou garantir atualidade à gestão, pois alguns sistemas antes usados pela Udesc foram descontinuados por seus desenvolvedores, como a Plataforma Proppg (Grupo Stela) e o Sistema de Avaliação da Produção Intelectual (Sapi).

O uso do Sigaa começou em dezembro de 2023 pelo módulo Pesquisa e chegou à extensão em maio deste ano, envolvendo o trabalho da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (Setic) em parceria com equipes das pró-reitorias da universidade. O cronograma prevê que a ferramenta comece a ser utilizada pela área de ensino a partir de 2025, passando a reunir os dados relativos à graduação e pós-graduação.

Conforme o reitor, um dos desafios para a migração completa das informações para o novo sistema está no ajuste da plataforma às especificidades da instituição. “Cada sistema é adequado para uma dada situação. E a Udesc, como qualquer universidade, tem suas particularidades. Então há um trabalho imenso que vem sendo feito pelas pró-reitorias e direções para adequar o Sigaa às nossas resoluções”, comenta Fragalli.

O gestor reforça que o apoio dos servidores é essencial para assegurar o sucesso da plataforma. “Mudar para um sistema que exige aprendizagem é complexo. O que nós, universidade, temos que entender é que a mudança é necessária e que é preciso que se faça isso com a adesão de todos. Quanto maior a adesão, menor será o trabalho para cada um”, destaca. “Após a finalização da migração para o Sigaa, certamente vamos perceber que valeu a pena”, completa.

Avanços para a Pesquisa
Com um ano de operação, o módulo Pesquisa do Sigaa da Udesc vem buscando facilitar o dia a dia de professores, técnicos e estudantes da universidade. Antes de ser lançado, no entanto, o sistema foi customizado para garantir que todos os projetos de pesquisa pudessem ser submetidos, tramitados nas instâncias internas, avaliados, aprovados e gerenciados dentro da plataforma - mudança que já está em vigor.

A concessão de bolsas de iniciação científica (IC) também passou a ser a dministrada via Sigaa, desde a publicação dos editais até a indicação dos bolsistas, possibilitando um panorama completo das investigações desenvolvidas na universidade.

As informações sobre os projetos de pesquisa já podem, inclusive, ser consultadas pelo público no menu “Pesquisa” do portal público do Sigaa. Por meio da página, é possível conferir os integrantes de cada iniciativa, o escopo das investigações, as bolsas concedidas, entre outros detalhes.

Conforme a pró-reitoria de Pesquisa e Pós-graduação (Proppg), até o momento mais de 200 novos projetos de pesquisa tramitaram no sistema, quatro editais de iniciação científica foram lançados e gerenciados através do Sigaa e 623 planos de trabalho de IC estão em andamento na plataforma.

A universidade atua agora para disponibilizar o sistema orbital Intellectus em conjunto com o Sigaa. O Intellectus é um a ferramenta que permite pontuar a carreira acadêmica dos docentes com base em seus currículos Lattes e será adotado para seleções de programas como o Proeven e editais de iniciação científica. A Proppg e Setic aguardam apenas as definições sobre a possível mudança no modelo de avaliação dos periódicos pela Capes, que pode interferir na classificação.

Pós-graduação em implementação
Conforme a Proppg, desde abril deste ano estão sendo realizados a validação e o treinamento para uso do novo sistema de gestão dos cursos de pós-graduação. Um grupo de trabalho foi formado para definir prioridades da customização e possíveis alterações no regimento. Paralelamente, foi iniciada a migração dos dados dos cursos lato sensu.

“Esperamos a melhoria da gestão acadêmica, agora com informações mais específicas para os cursos de pós-graduação, como registros de bancas de qualificação e defesa, além da inclusão de informações importantes para ações futuras, como a internacionalização”, explica o pró-reitor de Pesquisa e Pós-graduação, Sérgio Pezzin.

Conforme o cronograma de implementação dos módulos, a substituição completa do Siga (antigo sistema) pelo Sigaa na pós-graduação está prevista para abril de 2025, momento em que todas as customizações e ajustes necessários ao atendimento das regulamentações da área estarão efetivados.

Novidades para a extensão
O módulo Extensão do Sigaa está em fase de testes pela Udesc. Houve uma migração parcial dos dados da antiga plataforma, Sigproj, para que a equipe da pró-reitoria de Extensão, Cultura e Comunidade (Proex) possa avaliar o uso do sistema em diferentes níveis de acesso, verificando dificuldades e ajustes a serem realizados antes do lançamento final do módulo.

Ao mesmo tempo, a equipe realiza a migração do restante das informações e o desenvolvimento final do módulo. Conforme o coordenador de extensão da Proex, Rafael Gué Martini, a previsão é de que os projetos de extensão possam tramitar integralmente no Sigaa, tal como ocorre com a pesquisa.

Segundo o coordenador, um dos desafios reside na falta de experiência da comunidade acadêmica com o novo sistema, que possui lógicas de trabalho distintas do Sigproj, usado há quase duas décadas pela universidade.

“Outro desafio são as customizações, que levam tempo e demandam recursos. Envolvem, por exemplo, desde nomenclaturas diferentes, que não têm correspondência com a política de extensão da universidade, até mesmo modificações do fluxo do processo. Então agora precisamos avaliar quais aspectos vamos manter e quais vamos modificar em função das limitações do sistema para que não haja um retrabalho muito grande”, destaca Martini.

O que vem por aí
As equipes da Udesc vêm trabalhando para realizar a migração e customização completa do Sigaa em conjunto com a empresa de consultoria contratada para o serviço. Além do módulo Extensão, que está em fase de testes e adaptações, devem ser lançadas em 2025 as seções de Pós-graduação e Graduação, consideradas as mais complexas e desafiadoras em função do volume de dados.

Outra atividade que vem sendo coordenada pela Setic é a criação de BigDatas, uma forma de registro dos dados contidos em cada módulo do Sigaa que agilizará a busca de informações. Neste momento, a secretaria desenvolve o BigData Discente, oferecendo um panorama completo dos estudantes da universidade, desde sua forma de ingresso até a conclusão nos diferentes níveis de ensino.

“Vamos viver um novo tempo, onde a informação estará disponível para consultas estratégicas em um clique, num BigData”, destaca o Coordenador do setor de Sistemas Acadêmicos, Roberto Rivelino Dias.

Apoio às equipes
Os servidores que tiverem dúvida sobre o uso do Sigaa podem abrir chamados às Coordenadorias de Informática (CINFs) do centro de ensino onde estão lotados. Técnicos vinculados à Reitoria serão atendidos pela Setic e pró-reitorias.

A Proppg e a Setic também organizaram tutoriais em vídeo e em texto a fim de facilitar o uso dos módulos de Pesquisa e Pós-graduação (stricto sensu). O conteúdo pode ser acessado na página: www.udesc.br/proreitoria/proppg/sigaa/treinamento

Sobre o Sigaa
O Sigaa informatiza os procedimentos da área acadêmica através dos módulos de: graduação, pós-graduação, submissão e controle de projetos e bolsistas de pesquisa, submissão e controle de ações de extensão, submissão e controle dos projetos de ensino, e registro e relatórios da produção acadêmica dos docentes. O sistema também disponibiliza portais específicos para reitoria, professores, alunos, tutores de ensino a distância, coordenações e comissões de avaliação.


Assessoria de Comunicação da Udesc
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