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08/04/2009-16h52

Udesc elimina mais de cinco toneladas de documentos com temporalidade vencida

 A Udesc teve esta semana aprovado pela Diretoria de Gestão Documental do Estado de Santa Catarina, o terceiro edital de eliminação de documentos e processos com temporalidade cumprida, em atendimento às determinações da Lei no 9.747/1994 e da Instrução Normativa 010/2007-SEA – Secretaria de Estado da Administração. Nesse edital, foram listados 260 processos administrativos relativos à contratação de serviços e prestação de contas de empenho, como também de documentos avulsos (ofícios, memorandos, relatórios, listagens) produzidos e recebidos pela Reitoria entre 1984 e 2002, totalizando 28 caixas de arquivo.     O edital, somado aos documentos listados nos dois anteriores e publicados em 2008, totalizaram mais de uma tonelada de documentos e processos finalizados com temporalidade cumprida e sem valor histórico, fiscal ou probatório. No Centro de Ciências Humanas e da Educação- Faed-  foram eliminadas fotocópias de documentos pessoais retiradas dos dossiês dos egressos dos cursos de graduação relativos ao período de 1967-2007, totalizando 301 caixas de arquivo.  No Centro de Educação a Distância – Cead -  foram eliminadas 713 caixas de arquivo de avaliações dos alunos já formados do curso de graduação em Pedagogia a distância, realizadas no período de 1999 a 2007. Para a diretora de Ensino de Graduação do CEAD, Professora Lucimara da Cunha Santos, o processo de eliminação das avaliações foi providencial, pois há vários anos por segurança, o CEAD manteve todas as avaliações dos seus alunos arquivadas, o que comprometia o espaço destinado ao arquivo permanente do Centro. Ressalta, porém que houve uma preocupação da Coordenação do Curso em guardar uma amostragem das avaliações eliminadas, para arquivo histórico do CEAD. Ela acrescentou que todo o processo foi acompanhado por representantes da comissão de gestão documental da UDESC. Além disso, como coordenadora de projetos na área de Educação e Meio Ambiente e Educação para o Desenvolvimento Sustentável, destaca a importância de dar um destino correto para o papel usado e descartado na UDESC e sobre a necessidade de a universidade diminuir a utilização deste material, “dessa forma estará contribuindo para mudanças de atitudes e para construção de uma sociedade sustentável”.      Os processos finalizados cumpriram o prazo de guarda temporária de arquivamento. O acervo destinado para o descarte e eliminação foi avaliado e selecionado pela equipe do Arquivo e pelo Comitê Permanente de Gestão Documental da UDESC, que elaborou a listagem, o termo e o edital de eliminação de documentos.  Para a avaliação e seleção dos documentos foi aplicada a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UDESC: atividade-fim, publicada no Diário Oficial do Estado, no 18.031/2006 e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos: atividade-meio do estado de Santa Catarina aprovada por meio da Portaria no 854 de 18/11/2008 e publicada no Diário Oficial do Estado no 18.504/2008. Destaca-se que todas as espécies de documentos administrativos e respectivo prazo de guarda constam das referidas tabelas.     Para a presidente do Comitê Permanente de Gestão Documental da Universidade, professora Maria Lourdes Blatt Ohira, o “objetivo maior da eliminação é otimizar os recursos físicos utilizados na guarda dos acervos. Com o descarte estão sendo desocupadas mais de 700 caixas de arquivo poliondas que serão reutilizadas, além de garras plásticas de processo e outros materiais”. Destacou que a eliminação de documentos foi realizada dentro das exigências técnicas da Arquivologia e da legislação da área de Gestão Documental. Os papéis foram picotados para garantir a segurança das informações, e enviados para reciclagem. A reciclagem de uma tonelada de papel equivale à preservação de seis árvores de dez anos de idade.       Para a responsável do Arquivo da UDESC, Bbbliotecária Maria Inez Eftin, “além do ganho ambiental e da economia de recursos físicos, a eliminação reduz o espaço físico ocupado pelos papéis sem uso e facilita a localização dos documentos, já que a redução do seu volume permite organizá-los melhor e de forma mais rápida”. Para a coordenadora de Documentação da UDESC, professora Maria Lourdes “o espírito do programa de gestão documental da UDESC é destruir os documentos que não tem mais valor para melhor preservar os documentos com valor de guarda permanente ou histórico”. Complementa que o Arquivo “é conhecido como “depósito de cultura” por conter documentos importantes para o conhecimento do passado histórico e a compreensão da história do presente”.